O sistema de gestão empresarial pode ser um dos grandes aliados de uma empresa que precisa lidar com várias informações ao mesmo tempo. Nesse sentido, as possibilidades são inúmeras e positivas, pois se baseiam no melhor que a tecnologia tem a oferecer.
Além de reduzir os custos e prevenir erros durante o processo, esse tipo de sistema possibilita automatizar tarefas e reintegrar todas as áreas da empresa. Essas vantagens permitem que o empreendedor foque seus esforços em pensamento estratégico e possa, com base nos dados obtidos, melhorar ainda mais a atuação.
Neste post, você vai entender o que é um sistema de gestão empresarial, suas principais funções e os benefícios para a empresa – seja ela de diversos tamanhos ou segmentos. Fique por dentro das novidades da tecnologia e boa leitura!
O que é sistema de gestão empresarial?
Trata-se de uma das ferramentas mais importantes de uma empresa e tem como objetivo aumentar a produtividade, otimizar os custos e reduzir riscos de erros.
Atualmente, é preciso lidar com muitas informações a todo o momento e isso acaba prejudicando o trabalho dos gestores e também da equipe. Desse modo, o mais indicado é contar com uma ferramenta que dê a possibilidade de reunir todas as informações de diferentes setores em um único lugar.
Principais funções do sistema de gestão empresarial
Existem diversas funções que os sistemas de gestão empresarial podem absorver para auxiliar na organização da empresa. Isso vai de acordo com as necessidades de cada setor. Nesse sentido, esses sistemas trazem diversos benefícios. A seguir, confira alguns deles.
Controle financeiro
Essa talvez seja uma das áreas mais importantes de qualquer empresa, uma vez que é preciso ter controle do fluxo de caixa para poder conseguir reduzir os custos e otimizar os investimentos, visando o lucro da empresa.
Em um software de gestão, você pode acessar todas as informações de qualquer lugar, sendo necessário somente um dispositivo com acesso à internet. Como todos os dados são atualizados com frequência, é possível ter uma visão mais clara do fluxo de caixa.
As automações também são interessantes. Com elas é possível mandar um lembrete automático para o setor de compras quando um produto precisar ser reposto. Isso aumenta a produtividade e diminui a quantidade de erros.
Gestão de contratos
Outra área que deve ser considerada na hora de escolher uma ferramenta de gestão empresarial é a área de contratos da empresa. Ter todas as informações, tanto de colaboradores quanto da cartela de clientes, organizadas e concentradas em apenas um lugar, facilita o trabalho do profissional de Recursos Humanos.
Ademais, os sistemas de gestão podem ajudar com o controle de operações da empresa, automatização de tarefas recorrentes que não necessitam da ação humana para serem concluídas, reajustes de salários, entre outras. Além disso, em sistemas de gestão online, todos os dados ficam na nuvem, facilitando a consulta de qualquer lugar.
Controle de estoque
O controle de estoque é basicamente o monitoramento de todos os produtos disponíveis, os que foram vendidos e os que estão em falta, aguardando a chegada da matéria-prima para serem repostos.
Nesse caso, o mais indicado é manter um estoque de acordo com as vendas feitas. Aqui, um histórico mensal é essencial para fazer esse tipo de cálculo. Além disso, é preciso entender se há alguma época do ano em que seu produto vai ter uma demanda maior para fazer um planejamento desde a solicitação de matéria-prima até a estocagem dos produtos.
Outro ponto importante a ser considerado, é manter a fidelização dos seus fornecedores, por meio do cumprimento de prazos e pagamentos.
Para tanto, um sistema de gestão pode ajudar a visualizar melhor todos os produtos e serviços oferecidos, assim como a quantidade em estoque. Com a automatização, é possível criar alguns lembretes de contato com fornecedores para repor matéria-prima e também o envio dos produtos para as lojas. Dessa maneira, todos os prazos são cumpridos e a logística não é atrapalhada.
Organização fiscal e contábil
Em muitas empresas, a quantidade de informações é grande e a demanda da área fiscal e contábil também. Mas essa é uma área que necessita de muita atenção para evitar gastos inesperados e não gerar prejuízos para a empresa.
O software de gestão empresarial pode auxiliar no armazenamento de recibos e notas fiscais, holerites e também criar relatórios com informações para poder fazer uma análise mais estratégica e completa do fluxo de caixa.
Como essas funções otimizam e reduzem custos na empresa?
O sistema de gestão empresarial pode trazer diversas vantagens para as empresas, aumentando a produtividade e incentivando os colaboradores a tomarem decisões estratégicas. Selecionamos algumas das principais vantagens:
- Menos desperdício: como as informações são atualizadas em tempo real, é possível fazer previsões mais certeiras e planejamentos mais sólidos, diminuindo o desperdício de tempo, dinheiro e materiais;
- Menos erros: algumas tarefas que são executadas com frequência e que não precisam de validação humana podem ser automatizadas. Dessa maneira, o colaborador, que antes era responsável por essas tarefas e que perdia tempo realizando-as, pode focar em outras atividades mais estratégicas. Assim, os erros que antes poderiam ser cometidos, passarão a não acontecer mais;
- Melhor precificação: a precificação de um produto está ligada ao custo que a empresa teve para produzir um item ou prestar um serviço. Com os serviços automatizados, todos os processos vão seguir um padrão e, assim, evitar desvios;
- Processos automatizados: a adoção de um sistema de gestão empresarial contribui para automatizar e otimizar os processos. Os fluxos de trabalho acontecem com mais agilidade e a produtividade também aumenta, fazendo com que os profissionais realizem ações mais estratégicas, liberando-os de fazer tarefas automáticas.
Escolhendo o software de gestão empresarial para a sua empresa
O sistema de gestão empresarial é uma ótima ferramenta para organizar todas as informações da empresa em um único só lugar, sendo uma solução inteligente para reduzir custos e possíveis erros durante o processo.
Existem diversas opções de sistemas disponíveis no mercado. Logo, é necessário escolher a que mais se encaixa na realidade da sua empresa e que vai ajudar a tornar os processos mais fluidos e produtivos.
É importante também fazer treinamentos e cursos sobre o uso da ferramenta entre os colaboradores, para que não haja dúvidas e que o sistema de gestão cumpra seu papel de facilitar a rotina dos colaboradores da empresa. Mantenha-se informado e conheça mais sobre os sistemas Omie!