O envio e a adoção de cartas podem ser feitos em formato híbrido, tanto presencial, nas agências participantes, quanto online, por meio do site dos Correios.
Para envio das cartas pelo site, a pessoa deve fazer a cartinha de maneira manuscrita, em uma folha de papel, contando sua história e fazendo o pedido. É preciso fotografar a carta e preencher o formulário disponível no site.
Para quem fizer a adoção online, há o limite de 50 cartas. Nesse caso, a pessoa poderá cancelar suas adoções a qualquer momento, dentro do período de campanha na internet. Tanto o cancelamento quanto a troca das cartas são permitidos.
É possível, também, apadrinhar mais cartas, mas em caso de desistência e não devolução, as cartas não poderão ser adotadas por outro padrinho. Ainda, como forma de proteger a criança e sua privacidade, os Correios não divulgam os dados de localização da criança. Então, não é possível o contato pessoal com o padrinho.
Os Correios orientam o acondicionamento correto dos presentes. Caso o brinquedo seja frágil, a recomendação é utilizar uma caixa e escrever “Frágil” no pacote. Bicicletas devem ser entregues, preferencialmente, em caixas. Para identificação do presente, é preciso afixar o cabeçalho da carta no presente, com o campo reservado ao padrinho devidamente preenchido. O número na embalagem dos presentes identificará a carta adotada.
A entrega dos presentes deve ser realizada apenas nas agências participantes e em locais definidos em cada estado. O padrinho pode solicitar informações da entrega à criança, mas o endereço e os dados de contato serão ocultados pelos Correios.
Caso os presentes não possam ser entregues em razão de endereço insuficiente, incorreto ou mudança de destinatário, entre outros motivos, eles serão doados pelos Correios a instituições sem fins lucrativos.